Tips voor de implementatie van OpenSpace in je hele bedrijf

Wanneer de implementatie van nieuwe technologie zoals OpenSpace goed wordt uitgevoerd, kan dit een echte game-changer zijn voor bouwteams. In een recent webinar (Engelstalig) deelden onze Solutions Engineers praktische richtlijnen voor een succesvolle start met OpenSpace en hoe je ervoor zorgt dat het een waardevolle dagelijkse tool wordt op jouw bouwplaatsen. Of je nu een nieuwe klant bent of de software nog aan het evalueren bent, dit zijn de belangrijkste inzichten.

Waarom een vlotte implementatie van technologie belangrijk is

Om technologie succesvol te implementeren en het meeste uit je investering te halen, is het belangrijk dat de tool goed aansluit op de dagelijkse werkprocessen.

OpenSpace helpt jou en je team om productiever te werken, beter samen te werken en risico’s te verkleinen door middel van efficiënte bouwplaatsdocumentatie. Door de tool consistent te gebruiken, bouw je een duidelijke visuele tijdlijn van je project op, waarmee je kosten kunt besparen en herbewerking voorkomt in elke fase van het bouwproces. Als de implementatie goed verloopt, ervaar je vanaf het begin al de echte waarde.

Wat je vooraf moet regelen

Zorg dat je vooraf goed in kaart brengt waarvoor je OpenSpace wilt inzetten. Denk bijvoorbeeld aan het verbeteren van kwaliteitscontrole-processen, het stroomlijnen van coördinatievergaderingen of het vastleggen van duidelijke documentatie voor de overdracht.

Identificeer ook op tijd wie de belangrijkste betrokkenen zijn – zoals projectmanagers, uitvoerders, technische medewerkers en iedereen die met documentatie werkt. Betrek hen vanaf het begin en spreek duidelijke rollen en verantwoordelijkheden af. Zo weet iedereen wat er van hen verwacht wordt – of het nu gaat om het opzetten van projecten, het vastleggen van gegevens of het beheren van toegang. Zoals een van onze klanten het mooi verwoordde: “Het gaat niet alleen om de techniek, maar om het begrijpen van het proces en eigenaarschap nemen.”

Je eerste project opzetten in OpenSpace

Een nieuw project opstarten in OpenSpace is heel eenvoudig. Je voert een projectnaam en adres in en je bent al goed op weg.

Daarna upload je je plattegronden – dat kunnen klassieke bouwtekeningen zijn, screenshots van Google Maps of zelfs handgetekende lay-outs die je hebt gemaakt met bijvoorbeeld MS Paint. Alles is erop gericht om de instap zo laag mogelijk te maken. Je kunt je tekeningen hernoemen, zodat je buitendienst team ze makkelijk herkent.

OpenSpace is flexibel ontworpen, zodat je direct kunt beginnen met wat je beschikbaar hebt. Zodra je plattegronden klaarstaan, kun je starten met vastleggen.

De juiste hardware voor de klus

OpenSpace werkt met standaard, betaalbare 360°-camera’s, zoals de Ricoh Theta of Insta360 – dezelfde camera’s die je op wintersport zou meenemen. Ze zijn robuust, makkelijk in gebruik en vriendelijk voor je budget. Bevestig de camera simpelweg aan je helm of gebruik een selfiestick om de camera op de juiste hoogte te houden.

Handige extra’s zoals externe batterijen zijn aan te raden voor langere rondes, en goede verlichting is onmisbaar voor scherpe beelden, vooral op donkere plekken. Vergeet ook niet een lensdop – die beschermt je camera tussen gebruiksmomenten.

Hoe je het meeste haalt uit je opnames

Consistentie en dekking zijn belangrijk bij het vastleggen van gegevens. Zorg dat je alle ruimtes in beeld brengt: gangen, kamers, hoeken. Stel een vast opnameschema op, bijvoorbeeld wekelijks, en leg belangrijke momenten vast zoals voor het storten van beton of het plaatsen van gipswanden.

Het gebruik van OpenSpace is intuïtief, met handige functies zoals heatmaps die laten zien waar je al bent geweest. Zorg dat de lens schoon is en dat de ruimte goed verlicht is voor de beste beeldkwaliteit.

OpenSpace inpassen in je dagelijkse werkprocessen

OpenSpace is ontworpen om jouw bestaande workflows te ondersteunen, niet te vervangen. Een van de krachtigste functies is Field Notes. Hiermee kun je observaties, veiligheidsissues of aandachtspunten eenvoudig vastleggen, rechtstreeks via de app of desktop. De notities worden automatisch gekoppeld aan je plattegronden en kunnen worden voorzien van tags, statussen en bijlagen. Ze integreren ook naadloos met platforms zoals Procore en Autodesk Construction Cloud.

Je kunt daarnaast rechten instellen zodat alleen de juiste mensen toegang hebben – van organisatiebeheerders tot project-viewers. Dankzij de flexibele instellingen kun je specifieke informatie delen met stakeholders, onderaannemers of opdrachtgevers, terwijl jij altijd het volledige overzicht behoudt.

OpenSpace schalen over meerdere projecten

Zodra je OpenSpace succesvol hebt geïmplementeerd op één project, kun je het met slechts een paar klikken uitbreiden naar andere projecten. Vanuit het dashboard van je organisatie maak je eenvoudig nieuwe projecten aan en beheer je ze afzonderlijk.

Met de Admin Portal houd je belangrijke statistieken bij, zoals hoe vaak er wordt vastgelegd, wie het platform het meest gebruikt en hoeveel Field Notes er worden gemaakt. Je kunt rapporten exporteren als CSV-bestanden, of aangepaste dashboards bouwen in tools zoals Power BI met behulp van de Usage API, om de adoptie en impact goed te volgen. Eén van onze klanten, McLaren, wist OpenSpace in slechts acht maanden uit te rollen over 34 actieve projecten – een mooi bewijs van hoe schaalbaar en gebruiksvriendelijk het platform is.

Ondersteuning wanneer je die nodig hebt

Je staat er niet alleen voor: je OpenSpace-team helpt je bij elke stap. Onze Solutions Engineers ondersteunen je bij onboarding, trainingen en technische vragen. Voor commerciële zaken kun je terecht bij je accountmanager en ons toegewijde supportteam is 24/7 bereikbaar voor alles – van hulp bij het installeren van je camera tot het oplossen van problemen.

Wil je je kennis verdiepen? De OpenSpace Academy biedt online cursussen en certificeringen waarmee je stap voor stap alles leert over het platform – zowel voor klanten als geïnteresseerden die OpenSpace willen verkennen.

Meer leren over maximale waarde uit OpenSpace halen?

Hier zijn een aantal handige bronnen voor jou:

• [Webinar Engelstalig] Inzichten voor succes: OpenSpace implementeren en de adoptie versnellen
• [Webinar Engelstalig] Het maximale uit reality capture halen: hoe je waarde, besparingen en productiviteit kunt kwantificeren
• [Blog] Uitrol van bouwtechnologie in je bedrijf: tips van experts
• [Support Center Engelstalig] Aan de slag met OpenSpace

Ben je klaar om de manier waarop jouw team bouwplaatsen documenteert en beheert te transformeren? Vraag dan hier je persoonlijke demo aan.